Максимальный объем копирования в месяц.
Сначала необходимо приблизительно оценить объемы копирования. Любая копировальная машина имеет довольно сложную конструкцию, включающую в себя электронные, оптические и механические компоненты, рассчитанные на некоторую месячную рекомендованную рабочую нагрузку, оговоренную в документации фирмы-производителя. Поэтому очень важно с самого начала определиться с мощностью копира, чтобы впоследствии избежать непредвиденных расходов на его ремонт или восстановление. Рекомендуется выбирать машину с большей мощностью, чем это необходимо на данный момент, так как это позволит обойтись без приобретения новой машины (или еще одной машины такой же мощности), если со временем потребности в копировании возрастут. Для примерной оценки нагрузки нужно увеличить планируемое количество копий как минимум на 30% - это и будет фактической нагрузкой на машину.

Максимальный формат бумаги при копировании.
Формат должен соответствовать решаемым на копире задачам и может находиться в диапазоне от А4 доА0). К тому же максимальный формат оригинала у конкретного КМА может быть больше максимального формата изготавливаемых копий и это нужно учитывать!

Себестоимость копии.
По статистике свыше 85% всех расходов за время жизни копировальной техники приходится на расходные материалы и сервисное обслуживание, и только 15% составляет стоимость собственно копировальной машины. Так что, ориентируясь на стоимость самого аппарата, не стоит заблуждаться - самая дешевая техника редко обеспечивается высокой надежностью и достойным гарантийным обслуживанием, и в дальнейшем первоначальный выигрыш в деньгах очень быстро сводится к нулю. И дело здесь не в качестве техники - просто любой копировальный аппарат требует постоянного внимания (чистки, замены расходных материалов, плановой замены запчастей). Чтобы подсчитать затраты на производство одной копии, а исходя из этого и общие затраты за период эксплуатации КМА необходимо знать стоимость расходных светочувствительных материалов (тонер, девелопер, барабан или картридж), а также расчетную стоимость ресурсных деталей, которые придется заменять в процессе эксплуатации.

Скорость копирования.
Этот параметр определяется, исходя из Ваших требований к аппарату, и всегда привязан к таким показателям как производительность и максимальный формат при копировании. Например: В скоростном диапазоне от 4 до 13 коп/мин у большинства аппаратов максимальный формат находится в пределах от А4 до В4, а максимальная месячная нагрузка не превышает 10 тысяч копий в месяц. Если рассматривать вопросы больших скоростей, следует обратить внимание на возможность \"дублирования\", то есть два аппарата средней скорости, вместо одного высокоскоростного. Зачастую стоимость двух аппаратов 45 коп/мин ниже одного, имеющего скорость 90 коп/мин, причем при общей равной скорости клиент имеет выигрыш не только при покупке но и в работе - а именно: возможность параллельно производить различные задания, использовать тандем из двух аппаратов как постоянно работающий копировальный центр, так как в случае сервисного ремонта одного аппарата, вы можете плодотворно использовать второй. Главное чтобы себестоимость копий двух аппаратов средней производительности не была значительно выше одного, поэтому такой вариант лучше всего подходит к диапазону скоростей 80-100 коп/мин. Наиболее привлекательным для пользователя на сегодняшний день является тандем из двух цифровых машин, подключенных к компьютерной сети ( скорость, качество + низкая себестоимость).

Сервисное обслуживание.
Значимое слагаемое в эксплуатационных затратах копира - стоимость сервисного обслуживания. Во многом оно зависит от интенсивности использования аппарата и соответствия режима его использования рекомендациям производителя. Здесь преимущество имеют копиры большей производительности. Хотя сложность технического обслуживания таких машин существенно выше, но необходимость в их обслуживании возникает значительно реже, по сравнению с маленькими машинами. Это обусловлено большей надежностью узлов и деталей машины, и, кроме того, специальными мерами, которые применяют конструкторы для поддержания качества копий в таких машинах на высоком уровне как можно более продолжительное время. Только после достижения предельных значений износа деталей или загрязнения оптической системы машины это начинает сказываться на качестве копирования. Конечно, это не значит, что можно забыть про сервисное обслуживание такой техники до возникновения проблем. Мы рекомендуем вызывать инженера по сервису не реже одного раза в месяца. Это позволит избежать долговременного простоя техники из-за несвоевременного обнаружения возникающих неполадок, и заранее спланировать приобретение запасных частей. Ведь ни одна фирма не в состоянии держать на складе запас всех необходимых для ремонта частей и материалов. Собственно же ремонт любой копировальной машины (своевременный) квалифицированным инженером не занимает, как правило, больше 1 дня.

Архитектура аппарата.
Приобретая КМА, Вы должны знать, что цена аппарата, названная поставщиком, как правило, подразумевает его минимальную комплектацию, то есть для того, чтобы требования к КМА полностью отвечали его возможностям, необходимо четко знать возможности аппарата в стандартной (минимальной) комплектации. Как правило, аналоговые аппараты реализуют лишь одну функцию копирования. Цифровые, в большинстве своем, имеют еще и возможность использования их в качестве принтера, факса, сканера и устройства хранения и пересылки документов. К аппаратам может дополнительно приобретаться широкий спектр дополнительного оборудования ( автоподатчик, финишер, сортер, буклетмейкер, дополнительные кассеты для бумаги и т. д.). В итоге, стартовая сумма, которую организация реально потратит, приобретая КМА, будет выглядеть следующим образом: Цена копировального аппарата + Стоимость стартового комплекта расходных материалов + Стоимость дополнительного оборудования + Доставка и инсталляция ( запуск, сдача в эксплуатацию, гарантия). Многие компании - поставщики, как правило, включают стартовый комплект в стоимость КМА, а доставку и запуск осуществляют бесплатно.